Wie entsteht ein FINDUS-Prozess?

Alle Mitglieder der Hochschule können Wünsche für eine Prozessanalyse und -optimierung an das Team Prozess- und Projektmanagement herantragen. Gemeinsam mit der*dem Initiator*in stellen wir daraufhin ein mit den am Prozess beteiligten Akteuren besetztes Prozessteam zusammen und laden zu gemeinsamen Arbeitstreffen ein. Dabei sollen sowohl die Prozessverantwortlichen auf strategischer und operativer Ebene als auch Kund*innen des Prozesses beteiligt sein.

Die eigentliche Prozessanalyse geschieht im Prozessteam, im Rahmen dessen die beteiligten Akteure ihre persönlichen Erfahrungen und Kenntnisse einbringen. Auf diese Weise sollen Schwierigkeiten und Redundanzen aufgelöst sowie Formulare und Dokumente weiterentwickelt werden. Die Ergebnisse setzt das Team Prozess- und Projektmanagement in Flussdiagrammen und Dokumenten um.

Das Ergebnis der Arbeit im Prozessteam ist ein abgestimmter Soll-Prozess. Die Freigabe und Legitimation hierfür geschieht stets durch eine Leitungsebene (z. B. Präsidiumsmitglied, Dekan*in). Daran anschließend veröffentlicht das Team Prozess- und Projektmanagement den Prozess in FINDUS, wodurch er von allen Hochschulmitgliedern abrufbar ist.

Durch die kooperative Prozessanalyse können arbeitsteilige Abläufe optimiert werden. Außerdem bietet FINDUS den Nutzer*innen Unterstützung beim Durchlaufen der Prozesse: notwendige Formulare, weiterführende Informationen, hilfreiche Tools und Einstiege in digitalisierte Prozesse sind per Mausklick erreichbar. Ebenso werden Transparenz und Verbindlichkeit der Prozessabläufe sichergestellt und letztendlich auch Prozesswissen in der Organisation gesichert und geteilt.

Prozessmanagement verstehen wir als dauerhafte Aufgabe im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Dementsprechend werden die bestehenden Prozessdokumentationen regelmäßig überprüft und weiterentwickelt. Zudem können alle Nutzer*innen direkt auf der entsprechenden Prozessseite Feedback zum dargestellten Ablauf geben.