Online in Präsenz - Mit digitalen Fragebögen zu schnellen Ergebnissen

Für das Ausfüllen einer Online-Umfrage wird allein ein Browser, z. B. auf einem mobilen Endgerät (Tablet, Smartphone, Laptop etc.) benötigt. Dort rufen die Veranstaltungsteilnehmer Ihre Umfrage auf und füllen diese aus. Durch das Absenden des Fragebogens gelangen die Daten in das Evaluierungssystem EvaSys, wo sie direkt in einen Report umgewandelt werden, der Ihnen dann für ein Feedback zur Verfügung steht.

Es hat sich in der Praxis bewährt, die letzten 15 Minuten einer Lehrveranstaltung für das Ausfüllen des Online-Fragebogens zur Verfügung zu stellen, da Sie auf diesem Weg den höchsten Rücklauf erzielen.

Klassischerweise wird Ihre Umfrage von einem Systemberechtigten direkt in EvaSys angelegt.

Sie können Ihren Online-Evaluationsbedarf gern per Online-Formular, welches Sie im nachfolgenden Link finden, an das Evaluationsteam melden.

Bitte geben Sie uns ca. 3 Werktage Vorlauf, da es zu Hauptzeiten der Lehrveranstaltungsevaluation zu sehr vielen Anfragen im Team kommt.

Sie erhalten von uns nach Erstellung der Umfrage eine E-Mail mit allen Zugangsdaten.

Oft geschieht die Abfrage Ihrer Evaluationsbedarfe bzw. auch die Festlegung, welche Module und Veranstaltungen in einem Semester gemäß Evaluationsordnung evaluiert werden müssen, über Ihren Fachbereich und wird von dort aus gesammelt an das Evaluationsteam weitergeleitet. In einigen Fachbereichen richtet auch der Fachbereichskoordinator die Umfragen für Sie ein.

In jedem Fachbereich gibt es einen Ansprechpartner für alle Evaluationsbelange und bestehende Prozesse zur Lehrveranstaltungsevaluation. Bitte erkundigen Sie sich bei Unsicherheit doch bei Ihrem QM-Beauftragten, wie Ihr Fachbereich evaluiert.

Relativ neu, und daher noch nicht in allen Fachbereichen eingerichtet, ist die selbstgesteuerte Umfragegenerierung. Nimmt Ihr Fachbereich am selbstgesteuerten Evaluationsverfahren teil, können Sie Ihre Umfrage ganz einfach selbst anlegen, indem Sie Ihre Veranstaltung aus dem Verzeichnis der Startseite suchen, das Semester auswählen und den Fragebogen im Fragebogengenerator (wenn gewünscht mit zusätzlichen Fragen) freigeben. Sie erhalten dann automatisch eine Steuerungs-E-Mail für Ihre Umfrage. Im Hintergrund arbeitet aber auch in diesem Verfahren für Sie die Evaluationssoftware EvaSys.

In unserer Hochschule gibt es keine Verpflichtung zur fachbereichsübergreifenden Nutzung eines einzigen Fragebogens. Viele Fachbereiche haben aber intern einen "Fachbereichsfragebogen" abgestimmt.

Bitte erkundigen Sie sich bei Unsicherheit doch bei Ihrem QM-Beauftragten, wie Ihr Fachbereich evaluiert.

Folgend finden Sie Beispielfragebögen, die an der FH Münster eingesetzt werden. Der Kernfragebogen mit optionalen Fragen enthält eine Sammlung von Fragen zu den Themenbereichen: Lernergebnis, Lehren und Lernen, E-Learning, Studierbarkeit, Fragen zur Übung, Fragen zum Praktikum. Sie können gerne daraus Fragen auswählen und uns diese mitteilen (s. Kontakt). Im Anschluss bekommen Sie einen für Ihre Veranstaltung zugeschnittenen Fragebogen. Eine Ergänzung um weitere Fragen ist ebenfalls möglich.

Für Lehrende in Fachbereichen, die am selbstgesteuerten Evaluationsverfahren teilnehmen, gibt es die Möglichkeit, im sog. Fragebogengenerator bei Bedarf den Kernfragebogen der FH Münster durch Optionalfragen aus einem umfangreichen Optionalfragenkatalog individuell zu erweitern und diesen angepassten Fragebogenbogen für ihre Umfrage zu nutzen.

1. Teilnahme mit Losung

Das losungsbasierte Verfahren ist besonders unkompliziert. Für Ihre Umfrage wird hierbei eine Losung, d.h. ein Zugangspasswort, eingerichtet. Diese kann vom System auf verschiedene Weise zur Verfügung gestellt werden (Kurzlink+Losung, Direktlink, QR-Code) und Sie müssen den Studierenden nur diesen Zugang zur Umfrage mitteilen.

1.1 Online in Präsenz via Kurzlink und Losung

Ihre Studierenden geben in der Lehrveranstaltung einen Kurzlink (www.fh-muenster.de/evasys) in ihren Webbrowser an und können mit einer Losung, welche Sie den Studierenden nennen, direkt an der Befragung teilnehmen.

Wir empfehlen diese Vorgehensweise, da sie den besten Rücklauf erzielt.

1.2 Online via Direktlink

Sollten Sie Ihre Studierenden nicht in Präsenz unterrichten/ erreichen, können Sie den Veranstaltungsteilnehmern zum Ausfüllen Ihrer Online-Umfrage per E-Mail auch einen Direktlink senden. Beachten Sie, dass diese Vorgehensweise meist auf eine sehr viel geringere Resonanz stößt als die Online-Evaluation in Präsenz.

1.3 Online via QR-Code

Eine weitere Möglichkeit, die die Evaluationssoftware zusätzlich ermöglicht, ist die Generierung eines QR-Codes, den Sie an geeigneter Stelle für die Studierenden abbilden können.

Durch das Scannen des QR-Codes gelangt man ebenfalls direkt in Ihre Umfrage.

Dieser Weg zur Teilnahme an Ihrer Umfrage ist aber nur als zusätzliche Option zu empfehlen, da nicht jeder Veranstaltungsteilnehmer über die technische Möglichkeit des QR-Code-Einlesens verfügt.

Alle 3 Zugangsmöglichkeiten schließen sich gegenseitig nicht aus, d.h. Sie können auch mehrere Zugangsmöglichkeiten parallel kommunizieren; z.B. Losung + QR-Code.

Bei Teilnahme Ihres Fachbereiches am selbstgesteuerten Evaluationsverfahren, bei dem Sie eine Steuerungs-E-Mail für Ihre Umfrage haben, finden Sie diese 3 Zugangsmöglichkeiten zu Ihrer Umfrage in der Rubrik "Teilnehmer einladen".

2. Teilnahme mit TAN-Verfahren

Bei diesem Verfahren erhalten alle Studierenden eine individuelle Transaktionsnummer (TAN) zur Teilnahme an Ihrer Umfrage. Sie benötigen die E-Mail-Adressen aller Teilnehmenden oder müssen allen Personen auf anderem Weg jeweils einen individuellen Code geben, den die EvaSys bei Erstellung der Umfrage erzeugt.

Die TANs können anhand einer E-Mail-Adressenliste, die Sie zur Verfügung stellen müssten, durch den EvaSys-Administrator an die Befragungsteilnehmer versendet werden. Diese Versendung erfolgt dann direkt über den gesicherten EvaSys-Server. Das Evaluationsteam selbst hält keine E-Mail-Adressen vor und speichert diese nicht.

Standardmäßig wird an der FH Münster immer die losungsbasierte Evaluation eingerichtet, da sie besonders unkompliziert ist.

Die Antworten der Umfrageteilnehmer speichert die Evaluierungssoftware EvaSys auf einem gesicherten Server in Dozenten-Konten und generiert automatisch einen PDF-Report mir grafischen Auswertungen zu Ihren Fragen.

Diesen Report können Sie auf unterschiedlichen Wegen erhalten:

Wenn Sie ein eigenes EvaSys-Konto haben (dies ist in vielen Fachbereichen für alle Festangestellten schon eingerichtet, können Sie sich in Ihr Dozentenkonto einloggen und das Umfrageergebnis einsehen. Die Zugänge zu diesem Konto können Sie beim Evaluationsteam anfragen. Wurde die Umfrage zentral, d.h. vom Evaluationsteam angelegt, finden Sie das Ergebnis unter dem Punkt "Zentrale Evaluationen" in Ihrem Konto. Die Umfrage, und damit auch der Ergebnisreport, ist bei zentaler Anlage der Umfrage erst in Ihrem Konto zu sehen, sobald ein erster Rückläufer eingegangen ist. Der Ergebnisreport passt sich automatisch an die Anzahl der Rückläufer an bis die Umfrage geschlossen wird.

Sollten Sie kein eigenes EvaSys-Dozentenkonto haben, können Sie uns kurz Bescheid geben, wann Sie mit der Umfrage fertig sind. Wir schließen dann die Umfrage und stoßen im System den Report an Ihre FH-E-Mail-Adresse an.

Nimmt Ihr Fachbereich am selbstgesteuerten Evaluationsverfahren teil, haben Sie über die Steuerungs-E-Mail die Möglichkeit, die Umfrage zu schließen und den Report anzufordern. Dieser wird dann automatisch von EvaSys an Ihre FH-E-Mail-Adresse gesendet.