Distanzen digital überwinden
Digitale Tools können vor allem die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team verbessern, den Workflow optimieren, den Informations- und Wissensfluss erhöhen, Prozesse übersichtlich gestalten und ermöglichen es, das Team und seinen Aufgaben effizienter zu managen. Besonders im Kontext von Science/Society-Projekten, an denen Akteur*innen unterschiedlicher Disziplinen teilnehmen, ist die räumliche Distanz häufig ein wichtiger Faktor, der überwunden werden muss. Hierfür können die digitalen Tools besonders hilfreich sein.
Kommunikationstools
Ihr wollt die Kommunikation zwischen den Projektteilnehmenden trotz räumlicher Distanz erleichtern? Kommunikationstools sind digitale Angebote, die als virtuelle Online-Konferenzräume für Teammitglieder genutzt werden können. Sie unterstützen euer Team bei Gesprächen. Von einfachen Chatfunktionen, über Videokonferenzen, bis hin zur gemeinsamen Nutzung wichtiger Projektdaten, dem Austausch von Dateien und der gemeinsamen Durchführung von Aufgaben. Außerdem halten sie die anderen Teammitglieder über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden. Es gibt verschiedene Anbieter von Kommunikationstools, die sowohl kostenlos als Freemium-Modell angeboten werden, teilweise aber auch für zusätzliche Funktionen Lizenz-Gebühren beanspruchen. Schaut selbst, welche Funktionen euch für die Kommunikation im Team am wichtigsten sind und vergleicht die verschiedenen Anbieter, um für euch ein optimales Tool auszuwählen.
- Cisco WebEX: Software für Videokonferenzen und Online-Meetings
- Google Hangouts: Video- und Chatkommunikation über Google
- Slack: Kollaborations- und Kommunikationstool für Gruppen gebündelt in Channels
- Microsoft Teams: Kommunikationstool für Gruppen- und Teamchat mit dem Schwerpunkt digitaler Zusammenarbeit
- Zoom: Videokonferenzsystem mit Breakout-Rooms
Organisationstools
Ihr seid ein transdisziplinäres und räumlich getrenntes Team und benötigt ein ausgefeiltes Organisationstool? Einige wenige Tools können euch bereits helfen, euer Projekt besser zu strukturieren. Egal ob Rollen oder Verantwortlichkeiten, Notizen, Verfügbarkeiten oder To-Dos; die ohnehin schon knappe Zeit kann so effizienter genutzt werden. Eine gute Selbstorganisation oder Organisation innerhalb eures Teams mit einem unterstützenden Tool führt dazu, dass ihr euch besser strukturiert und auf das Wesentliche konzentrieren könnt. Es gibt nichts Demotivierendes, als geplante Aufgaben nicht zu schaffen, umgekehrt wirkt es motivierend, wenn Aufgaben tatsächlich nacheinander abgearbeitet werden. Die To-Do-Liste wird kürzer und die Motivation bleibt hierdurch erhalten. Eine Auswahl an verschiedenen Organisationstools könnt ihr nachfolgend entnehmen, sie reichen von Terminplanung über Notizen bis hin zu einem komplexen Projektorganisationstool. Wir bieten euch damit eine Auswahl an Möglichkeiten die es gibt, für jede Art von Organisationstool gibt es wiederum viele weiter Softwareanbieter.
- Asana: Tools für komplexe Aufgaben
- Calendly: Terminplanungssoftware für einzelne Personen, dem gesamten Team oder externen Partner*innen
- Evernote: Verwalten und Organisation von Aufgaben und Notizen
- Notion: Bereitstellung von verschiedenen Komponenten zur Erstellung eines eigenen Managementsystems
- Trello: Kanban-basiertes Aufgabenverwaltungstool
Kreativitätstools
Ihr benötigt für euer Projekt neue Ideen, wollt brainstormen oder Prototypen entwickeln, wobei ihr auch gemeinsam kreativ sein wollt? Hierfür stehen euch einige digitale Tools im Internet zur Unterstützung bereit, die es euch erlauben, schnell, unkompliziert und kooperativ eine digitale Mindmap zu entwickeln. Ihr könnte dabei zusammen an einer Mindmap arbeiten und in Echtzeit kommunizieren. Falls ihr bereits an dem Punkt seid, Prototypen für euer Projekt zu erstellen, gibt es ebenfalls eine ganze Reihe an Möglichkeiten. Diese sind nicht nur hilfreich, wenn ihr mit dem Transferhemmnis der räumlichen Distanz konfrontiert seid, sie können euch auch besonders bei der Gestaltung von digitalen Anwendungen helfen. Gemeinsam kreativ sein steigert nicht nur die Anzahl neuer Ideen und das Voranschreiten des Projektes, sondern auch die gemeinsame Motivation! Eine Auswahl an Kreativitätstools könnt ihr hier entnehmen:
- Adobe XD: Grafiksoftware zum Entwurf von grafischen Benutzeroberflächen für Web Apps und mobilen Apps
- Canva: Grafikdesign-Plattform zur Erstellung von visuellen Inhalten z.B. Poster, Dokumente, Social Media
- Figma: Vektorgrafik-Editing und Prototyping Tool
- Miro: Online Whiteboard zur Teamzusammenarbeit
- Mural: Online Whiteboard zur digitalen Kollaboration
Engagementtools
Ihr plant einen Online-Workshop und möchtet die Teilnehmenden partizipativ mit einbeziehen und für mehr Aufmerksamkeit sorgen? Oft sind die Teilnehmenden online schüchterner als bei einem Workshop in Person. Ice-Breaker-Übungen, die ihr mit einem der Engagementtools durchführen könnt, können zu Beginn eines Workshops entgegenwirken. Wenn ihr die Meinungen und Ideen der Teilnehmenden mit einbinden wollt, könnt ihr ebenfalls interaktive Fragen stellen, sodass die Teilnehmenden von jedem Ort dran teilnehmen können und die Antwort in Echtzeit bereitgestellt wird. Wortwolken können die Stimmung im Team erfragen oder Diskussionen anstimmen. Hierbei sollte der*die Workshopleiter*in lediglich darauf achten, dass die Teilnehmenden nicht zu sehr von den digitalen Tools abgelenkt werden, sondern diese lediglich für das Stimmungsbild einsetzen. Einige digitale Tools für die Interaktion und das Engagement mit den Teilnehmenden könnt ihr hier entnehmen.
- Kahoot: Spielbasierte Lernplattform durch Quizzes
- Mentimeter: Kreatives Echtzeitvoting & Ideensammlung
- Slido: Echtzeit Q&A Abstimmungsplattform
Tools zur Dokumentationsspeicherung
Ihr habt eine ganze Menge an Dokumenten, die ihr untereinander teilen wollt oder an denen verschiedene Projektteilnehmende auf räumlicher Distanz arbeiten sollen? Bei häufiger Verwendung digitaler Dokumente ist mehr Speicherplatz auf dem eigenen Rechner notwendig. Außerdem werden vermehrt verschiedene Endgeräte genutzt, von denen auf dieselben Dokumente Zugriff gewährt werden soll. Hinzu kommt die kollaborative Arbeit über räumliche Distanz hinweg, wodurch Projektteilnehmende zeitgleich auf dieselben Dokumente zugreifen müssen. Abhilfe schafft heutzutage eine Cloud, bei der die Dateien auf einem Server zentral gespeichert werden. Hierdurch können Projektteilnehmende mit verschiedenen Endgeräten auf die gleichen Dateien zugreifen und diese kollaborativ und gleichzeitig bearbeiten. Im Internet gibt es bereits eine Vielzahl verschiedener Cloudanbieter, die sich in Funktionalitäten und verfügbarem Speicherplatz unterscheiden.
- Dropbox: Meistgenutzte Cloud-Speichersystem auf dem Markt mit 2 GB freien Speicher, erweiterbar auf 16 GB kostenloser Speicher durch Weiterempfehlungen an Freunde
- GoogleDrive: Kostenloses Cloud-Speichersystem von Google bis zu 15 GB
- OneDrive: Kostenloses Cloud-Speichersystem von Microsoft bis zu 5 GB
- Sciebo: Nicht-kommerzielle Campuscloud, meistens von Hochschulen verwendet bis zu 30 GB