Was ist unter Prozessen zu verstehen?
Als Prozess werden laut "DIN IEC 60050-351" Aktivitäten innerhalb eines Systems beschrieben, die Materie, Energie oder Informationen umformen, transportieren oder speichern. Sie integrieren inhaltlich zusammengehörende Erfüllungsvorgänge, die sich durch eine gemeinsame Zielvorgabe und eine daraus ableitbare Ursache-Wirkungs-Beziehung auszeichnen. Demnach stellen Prozesse eine Strukturierungsform betrieblicher Tätigkeiten dar: die zur Zielerfüllung erforderlichen Bearbeitungsschritte bauen so aufeinander auf, dass schrittweise die Wertschöpfung erhöht wird. Sie wird am Nutzen für den Kunden gemessen. Allgemein lassen sich Prozesse damit definieren als eine zeitlich-logische Verkettung von Tätigkeiten, die zielorientiert einen oder mehrere Inputs in ein Ergebnis (Output) transformieren, das einen Wert für den*die Kund*in hat.
Wo wird er angewendet?
Einen klassischen Anwendungsbereich der Prozessorientierung stellt die Produktion dar. Technische Fertigungsabläufe zeichnen sich in besonderer Weise durch die Verkettung von Transformationsvorgängen aus, die jeweils ein Bündel verschiedenartiger Produktionsfaktoren in ein materielles Ergebnis wandeln. Schrittweise überführen sie den Prozessinput über Vor- und Zwischenprodukte in ein Endprodukt. Dem neueren Prozessverständnis folgend lassen sich aber auch die Abläufe zur Erstellung von immateriellen bzw. gemischt materiell immateriellen Produkten, d.h. Dienstleistungen (als selbstständige Hauptleistung oder als Ergänzung einer Sachleistung), als Prozesse im oben definierten Sinn verstehen. Dienstleistungsprozesse unterscheiden sich danach von Fertigungsprozessen prinzipiell nur durch den Output, der nicht greif- bzw. erfassbar ist.
Welche Kategorien von Prozessen gibt es?
Betriebliche Prozesse lassen sich nach ihrem Beitrag zur Wertschöpfung kategorisieren. Es lassen sich damit auch hier direkt wertschöpfende von indirekt wertschöpfenden und nicht wert-schöpfenden Prozessen unterscheiden:
- Direkt wertschöpfend sind die Schlüsselprozesse (oder auch "Kernprozesse") eines Unternehmens. Sie richten sich auf den externen Kunden aus und generieren unmittelbar einen Wert, für den dieser bereit ist zu zahlen. Schlüsselprozesse stehen im Mittelpunkt der organisationalen und führungstechnischen Betrachtung. Sie konkurrieren mit dem Äquivalent im Wettbewerb stehender Unternehmen.
- Indirekt wertschöpfend sind alle weiteren Prozesse, die unmittelbar oder mittelbar zur Leistungserbringung erforderlich sind (Unter-stützungs-/Supportprozesse). Unmittelbar erforderlich sind diejenigen Erfüllungsvorgänge, deren (Teil-) Ergebnisse in den Schlüsselprozess einfließen und ihn damit erst ermöglichen. Im Gegensatz dazu dienen die mittelbar erforderlichen, indirekt wertschöpfenden Prozesse lediglich der Schaffung und Aufrechterhaltung des Unternehmens; die Ergebnisse gehen nicht in den Kernprozess ein. Dazu zählen beispielsweise die Prozesse der Kosten- und Leistungsrechnung, der Instandhaltung oder der langfristigen Planung.
- Nicht wertschöpfend sind die übrigen Prozesse, die keinen erforderlichen Beitrag zur Leistungserbringung leisten und dennoch mit Aufwand verbunden sind. Solche Prozesse sind überflüssig, sind aber häufig in rein funktional orientierten Organisationsformen verborgen hinter tradierten Strukturen. Mithin ist ihre Identifikation ein wesentliches Argument für die Veränderung der Perspektive auf die Leistungserbringung.
Prozess vs. Geschäftsprozess
Teilweise werden die Begriffe "Prozess" und "Geschäftsprozess" in der Literatur unterschiedlich verstanden. Demnach sind die wesentlichen Elemente eines "Prozesses": Input, Transformation, Output. Von diesem begrifflichen Verständnis unterscheidet sich "Geschäftsprozess" dahingehend, dass weitere Aspekte wie Inhalt, Reichweite, Struktur sowie Empfänger der Prozessergebnisse berücksichtigt werden. Entsprechend ist unter einem "Geschäftsprozess" eine strukturierte Menge von funktions- und organisationsübergreifenden Arbeitsschritten zu verstehen, die entsprechend den Kundenanforderungen und unter Umsetzung der aus der Geschäftsstrategie abgeleiteten Prozessziele aus definierten Inputs eine Leistung mit Wert für den Kunden erzeugen (vgl. die Diskussion bei SCHMELZER/SESSELMANN). In der Praxis werden die beiden Begriffe in der Regel synonym verwendet; der inhaltliche Charakter ergibt sich dann aus dem Kontext. Auch in unserem Glossar verfahren wir so.