Ist ein Prozessmanagement "agil" werden agile Prinzipien und Methoden auf die Entwicklung und Weiterentwicklung betrieblicher Abläufe angewendet. Dabei werden die Erfahrungen aus der Agilen Softwareentwicklung genutzt. Sie zeichnet sich vor allem durch selbstorganisierende Teams sowie eine iterative und inkrementelle Vorgehensweise aus. Damit lässt sich Agilität im Prozessmanagement sehr eng an das Prinzip der → Kontinuierliche Prozessverbesserung koppeln.
Welche agilen Methoden eignen sich für das Prozessmanagement?
Die agile Softwareentwicklung hat zahlreiche Tools hervorgebracht. Sie wurden inzwischen in sehr verschiedenartige Anwendungen des Projektmanagements übernommen. Und so wird versucht, erprobte Methoden auch auf die Entwicklung, vor allem aber die Weiterentwicklung betrieblicher Abläufe zu übertragen. Dabei sollte aber auf die konstitutiven Unterschiede zwischen Projekten und Prozessen geachtet werden (→ Prozess vs. Projekt).
Nachfolgende agile Methoden werden in der Praxis des Prozessmanagements bereits eingesetzt (Auswahl).
- Voice of Customer (VoC): Die "Stimme" des Prozesskunden beschreibt die Anforderungen, die der Kunde an das Prozessergebnis hat (→ Service Level Agreements). Dabei ist es unerheblich, ob es sich um einen internen oder externen Kunden handelt. Die Anforderungen sollten in jeder Phase der Prozessentwicklung einfließen. Dabei kommen Fokusgruppen, Einzelinterview, Workshops, Beobachtungen und weitere Instrumente zur aktiven Erhebung zum Einsatz. Aber auch Kundenbeschwerden spielen eine wichtige Rolle dabei. Im Agilen Prozessmanagement werden diese Quellen systematisch ausgewertet und in den Maßnahmen des Prozessdesign berücksichtigt.
- Scrum: Die (Weiter-) Entwicklung eines Prozesses wird in Iterationen organisiert, die "Sprints" genannt werden. Sie haben eine zeitlich gleichmäßige Länge und geben dem Team einen verbindlichen Rhythmus. Jeder an der Verbesserung eines Prozesses Beteiligte zieht aus einem Pool von Aufgaben so viele, wie er im nächsten Takt abschließend bearbeiten kann. Am Ende des Sprints wird geprüft, ob tatsächlich alle Aufgaben erfüllt wurden. Schrittweise lernt das Team, sich selbst nur so viel zuzumuten, wie es wirklich in einem Takt erfüllen kann. So kommt es zu besseren Aufgabenportionen und zu einer regelmäßigen Verbesserung. In Scrum werden verschiedene Rollen, Ereignisse und so genannte "Artefakte" unterschieden. Details sind in entsprechender Literatur, vornehmlich zum Projektmanagement zu finden.
- Kanban: Dabei handelt es sich ursprünglich um eine Methode zur Selbststeuerung von Produktionsprozessen. Sie entstammt der Lean-Philosophie (→ Lean Management). Im Kontext agiler Methoden handelt es sich um eine Tafel, auf der in drei Spalten der Fortschritt einer Aufgabe abgebildet wird: "to do", "in progress" und "done". Für jede Aufgabe gibt es eine physische Karte ("Ticket"), die je nach Status auf der Tafel weiterwandert. Dazu gibt es bestimmte Regeln der Abarbeitung. Kanban ist ein Instrument von Scrum.
Was gewinnt Prozessmanagement durch agile Methoden?
Unternehmen sind gefordert, ihre Prozesse an ein sich immer schneller wandelndes Umfeld anzupassen. Traditionelle, systematische und planvolle Vorgehensweisen der Prozessentwicklung sind oft träge. Gefordert sind ein rasches Feedback von den Prozesskunden und eine ebenso rasche Anpassung an geändert Bedürfnisse. Agile Methoden können, richtig eingesetzt, die Weiterentwicklung beschleunigen und gleichzeitig den Reifegrad des Prozesses (→ Prozess-Reifegrad) bewahren oder dadurch sogar erhöhen. Denn die Fähigkeit zur dauerhaften Einhaltung der Anforderungen des Kunden führen nicht nur zu einem dauerhaft "optimierten" Prozess, sondern sind der Kern von Prozessinnovationen.