Amtlich beglaubigen kann jede öffentliche Stelle, die ein Dienstsiegel führt. Dies sind z.B. Behörden, Notare, öffentlich-rechtlich organisierte Kirchen.
Nicht anerkannt werden Beglaubigungen von folgenden Stellen (auch wenn sie ein Siegel führen): Rechtsanwälte, Vereine, Versicherungen, Krankenkassen, Wirtschaftsprüfer, Buchprüfer, Banken und Sparkassen.
Die amtliche Beglaubigung muss mindestens enthalten:
- einen Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt (Beglaubigungsvermerk)
- die Unterschrift des Beglaubigenden
- den Abdruck des Dienstsiegels; ein einfacher Schriftstempel genügt nicht