Seminar Geschäftsprozessmanagement

"Stellen Sie sich lieber darauf ein, dass Sie hier nicht von jedem mit offenen Armen empfangen werden" - beim ersten Kontakt mit dem Unternehmen stieß Julian Hollands (29), Masterstudent Wirtschaftsingenieurwesen, noch auf Skepsis. Er war Projektleiter des vierköpfigen studentischen Teams, das im Rahmen eines Seminars betriebliche Abläufe im Unternehmen Nozar Diamantwerkzeuge GmbH unter die Lupe nahm. Sein Ansprechpartner Dietmar Brockhaus, Prokurist bei Nozar, äußerte seine Bedenken, die Mitarbeiter können sich durch die Anwesenheit der Studierenden in ihrem Tagesgeschäft gestört fühlen. Doch die anfänglichen Befürchtungen bestätigten sich nicht: "Wirklich alle Mitarbeiter waren so motiviert und kooperativ. Sie sahen die Chance für Veränderungen", erzählt Hollands.

Bereits zum wiederholten Male bot Prof. Dr. Ralf Ziegenbein vom ITB der FH Münster das praxisnahe Masterseminar "Geschäftsprozessmanagement" an. Zu Beginn der Veranstaltung eignen sich die Studierenden theoretisches Basiswissen zum Thema an. Anschließend werden sie in Teams eingeteilt und einem regionalen, mittelständischen Unternehmen zugewiesen. Dort beschäftigen sie sich intensiv mit einer konkreten Problemstellung aus dem Bereich Prozessoptimierung. Da die Nozar Diamantwerkzeuge GmbH noch stark papiergebunden arbeitete, kam das Unternehmen auf die Idee, den Schritt Richtung Digitalisierung mit Hilfe der Studierenden zu initiieren: ""In den letzten Jahren ist das Unternehmen enorm gewachsen. Die Strukturen und Abläufe sind jedoch nicht im Gleichschritt mitgewachsen. Das Nachjustieren ist aus Effizienz- und Transparenzgründen für den nachhaltigen Erfolg wichtig", erzählt Brockhaus. So ergab sich die Kooperation mit dem ITB.

Die Studierenden hatten die Aufgabe, den Prozess der Auftragsabwicklung zu analysieren, die Abläufe transparent zu gestalten, Prozesskennzahlen wie z.B. Durchlaufzeiten zu ermitteln sowie ein Soll-Modell als Basis für ein neues workflow-orientiertes ERP-System aufzubauen. Kernfrage war: Wie lassen sich im Geschäft mit Kleinserien Prozesse standardisieren? "Zunächst einmal haben wir wirklich alle Prozesse vom Kundenauftrag bis zum Zahlungseingang aufgenommen. Gerade an den Schnittstellen zwischen den einzelnen Abteilungen waren die Zuständigkeiten nicht klar definiert", so Hollands. In Workshops und Einzelinterviews wurde jeder Arbeitsschritt erfasst: Wann bin ich für was zuständig? Was verbirgt sich hinter den einzelnen Arbeitspaketen? Wo hakt es und wie kann man die Arbeitsbedingungen optimieren? "Im Workshop haben wir beispielsweise festgestellt, wie unglaublich hoch die Arbeitsbelastung im Bereich Lagerlogistik ist, was davor in dem Maße nicht aufgefallen ist", berichtet Hollands. Mitarbeiter aus allen Abteilungen saßen gemeinsam mit den Studierenden am Tisch und hatten so die Möglichkeit, Themen anzusprechen und Verbesserungsvorschläge direkt anzustoßen. "Wir waren wie Sparring Partner und haben das Ziel gemeinsam erarbeitet", erzählt Hollands weiter. Die Prozesse erfassten die Studierenden zunächst mithilfe der Post-it-Methode und sogenannten Swimlanes und visualisierten diese anschließend digital.

Das Projekt erforderte viel Zeit, Arbeit und Abstimmung: "Es gibt in unserer Cloud fünf Versionen der Prozessdokumentation, da sich ständig etwas verändert hat oder hinzugekommen ist", erinnert sich Hollands. Doch der Fleiß zahlte sich aus, erste Teilprojekte wie zum Beispiel automatisierte Rechnungen wurden bei der Nozar Diamantwerkzeuge GmbH bereits umgesetzt. Zudem nehmen die Studierenden wertvolles Praxiswissen mit: "Wir haben nicht nur gelernt, betriebliche Abläufe zu analysieren, sondern auch interdisziplinär gearbeitet. Die Kommunikation und Organisation war für mich als Projektleiter sehr anspruchsvoll und herausfordernd. Genau das ist es, was ein praxisorientiertes Studium für mich ausmacht", resümiert Hollands.

Ist Ihr Unternehmen ebenfalls an einer Kooperation interessiert? Dann schreiben Sie eine Mail an ziegenbeinfh-muensterde.