OJS-Setup

1) Zeitschrift

In den Zeitschrifteneinstellungen werden die Schlüsselinformationen der Zeitschrift hinterlegt - Impressum, Redaktionsteam, Kontaktinformationen, Rubriken und Kategorien (optional) für veröffentlichte Inhalte.

Impressum
Das Impressum beinhaltet neben dem Zeitschriftennamen und -kürzel, die ISSN (print und/oder elektronisch), die Zeitschriftenbeschreibung und Angaben zum Redaktionsteam.

Kontakt
Hier werden die Kontaktdaten des Hauptansprechpartners und des technischen Supports hinterlegt. Der Hauptkontakt ist zugleich Absender und Empfänger für einige der automatisch versendeten E-Mails.

Rubriken
Rubriken können individuell definiert werden und für jede Rubrik können eigene Rubrikenrichtlinien (z. B. Einreichungsanforderungen) ergänzt werden.

Kategorien
Kategorien (optional) bieten eine weitere Möglichkeit, Artikel nach Themen zu organisieren. Die Kategorien erscheinen in der Seitenleiste als Browse-Block der Zeitschriftenwebsite. 

2) Website

In den Website-Einstellungen wird das Erscheinungsbild der Zeitschrift konfiguriert, die Inhalte der Zeitschriftenwebsite eingerichtet, Sprach- und Archivierungseinstellungen festgelegt und Plugins aktiviert.

Grafisches Thema
Hier kann das Gesamtdesign der Website angepasst werden. Bei einigen Themes kann das Farbschema der Website verändert werden.

Einrichtung
Hier können Bilder (Logo, Startseitengrafik) hochgeladen und die Inhalte für die Fuß- und Seitenleiste konfiguriert werden. In der Seitenleiste können verschiedene (benutzerdefinierte) Blöcke eingebunden werden.

Informationen
Im Informationen-Block können gezielt Informationen für bestimmte Personengruppen (z. B. Leser*innen, Autor*innen) veröffentlicht werden. Der Block erscheint in der Seitenleiste, wenn er aktiviert ist.

Sprachen
OJS ist mehrsprachig. Sprachen können für Benutzeroberfläche, Formulare und Beiträge einzeln aktiviert werden. Das primäre Gebietsschema ist die Sprache, in der die Website den Nutzer*innen zuerst angezeigt wird. Sind mehrere Sprachen für die Benutzeroberfläche aktiviert, wird der Sprachen-Block aktiviert, wodurch die Umschaltung in eine andere Sprache möglich ist.

Navigationsmenüs
Unter diesem Punkt werden das User-Menu (Anmelden, Login, Profil etc.) und das Primärmenü (z. B. Ausgaben, Archiv) konfiguriert.

Mitteilungen
Auf der Website können Ankündigungen und andere Mitteilungsarten eingebunden werden.

Datenschutz
Hier wird die Datenschutzerklärung eingegeben.

Datum und Uhrzeit
Das Format der Datums- und Zeitanzeige ist konfigurierbar. Bei mehrsprachigen Zeitschriften sind unterschiedliche Konfigurationen für verschiedene Sprachen möglich.

Plugins
Plugins erweitern die Funktionalität von OJS und ermöglichen die Interaktion mit externen Tools und Diensten.

3) Workflow

OJS bietet zahlreiche Funktionen und Einstellungen für den optimalen Ablauf des Redaktionsworkflows, einschließlich Dateiverwaltung, Einreichungsrichtlinien, Fristen und Richtlinien für Gutachten, E-Mail-Benachrichtigungen und vieles mehr.  

Einreichung

Einreichungen deaktivieren
Die Beitragseinreichung kann für die gesamte Zeitschrift oder für eine bestimmte Rubrik deaktiviert werden. Auf der Zeitschriftenwebsite wird dann eine entsprechende Benachrichtigung angezeigt.

Metadaten
Hier wird festgelegt, welche Arten von Metadaten während des Einreichungsprozesses erfasst werden, z. B. Stichwörter und Referenzen. Aktivierte Metadatenfelder haben für jede Einreichung Gültigkeit. Wenn zusätzlich das Einreichungsformular aktiviert wird, werden Autor*innen bei jeder Beitragseinreichung aufgefordert, die Metadaten wie ausgewählt anzugeben.

Komponenten
Komponenten sind bestimmte Dateitypen, die ergänzend zu einer Beitragseinreichung hochgeladen werden können. OJS verfügt über einige vordefinierte Standardkomponenten (z.B. Tabellen, Multimedia, Transkriptionen). Diese können bearbeitet, gelöscht oder als ergänzend oder abhängig konfiguriert werden, was wiederum bestimmt, ob und wie sie veröffentlicht werden.

Checkliste
Die Checkliste erscheint bei der Beitragseinreichung: Autor*innen müssen dann anhand der Checkliste die Übereinstimmung ihres Beitrags Punkt für Punkt mit den angegebenen Vorgaben abgleichen.

Autor*innenrichtlinien
Freitextfeld für die Autor*innenrichtlinien. 

Begutachtung

Standard-Reviewmodus
Der Standard-Reviewmodus ist double-blind, single-blind oder offen. Die Standardeinstellung kann für Gutachtenanfragen individuell geändert werden.

Eingeschränkter Dateizugriff 
Ist der eingeschränkte Dateizugriff aktiviert, erhalten Gutachter*innen erst Zugriff auf die jeweilige Beitragsdatei, wenn der Anfrage zur Begutachtung zugestimmt wurde.

Ein-Klick-Zugang für Gutachter*innen
Wenn der Ein-Klick-Zugriff aktiviert ist, enthält die Einladungs-E-Mail an die Gutachter*innen eine URL, die direkt auf die Seite für die Beitragsbegutachtung führt.

Standardfrist für Antwort auf Begutachtungsanfrage
Die Standardfrist für Beantwortung der Begutachtungsanfrage kann individuell festgelegt werden.

Standardfrist für Fertigstellung
Die Standardfrist für die Fertigstellung des Gutachtens kann individuell festgelegt werden.

Begutachtungsrichtlinien
Freitextfeld für Begutachtungsrichtlinien

Interessenkonflikte
Freitextfeld für Interessenkonflikte

Begutachtungsformulare
Eigens angelegte Begutachtungsformulare können für jede Gutachtenanfrage individuell ausgewählt und mitversendet werden.

Bibliothek

Die Redaktionsbibliothek ist ein Archiv für die Ablage und den schnellen Austausch gemeinsamer Dateien, wie z. B. Autorenverträge.

E-Mails
OJS bietet zahlreiche E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation der am Workflow beteiligten Personen. Die vordefinierten E-Mail-Vorlagen können individuell angepasst werden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eigene E-Mail-Vorlagen zu erstellen. Es werden optionale und nicht-optionale E-Mail-Vorlagen unterschieden. Optionale E-Mail-Vorlagen können bei Bedarf deaktiviert werden. In der Ausgangskonfiguration von OJS sind alle E-Mail-Vorlagen aktiviert.

4) Vertrieb

In den Vertriebseinstellungen werden die Zugriffs- und Nutzungsrechte der Zeitschrifteninhalte festgelegt.

Lizenz
Unter Lizenz werden das Copyright und die Berechtigungen auf Zeitschriftenebene konfiguriert. Es ist möglich, Informationen zum Copyright und zu den Nutzungsrechten sowohl auf Artikel- und Ausgabenebene einzubinden. Das Copyright identifiziert den Autor oder Inhaber des Copyrights für ein veröffentlichtes Werk. Die Lizenz bestimmt die Nutzungsrechte für das veröffentlichte Werk.

Suchmaschinenindexierung
Die hier eingegebenen Informationen helfen Suchmaschinen und offenen Indizes, Ihre Inhalte zu finden.

Archivierung
Über das DNB-Plugin werden Inhalte automatisiert zur Langzeitarchivierung an die Deutsche Nationalbibliothek gesendet.

Zugang
Die Standardeinstellung für den Zugang ist Open Access.

Zahlungen
Zeitschriften werden der auf OJS-Instanz der FH Münster standardmäßig als Open-Access-Publikation ohne Publikationsgebühr (= Diamond Open Access) aufgesetzt.

5) Rollenmanagement

Über das Rollenmanagement wird geregelt, wer auf was im redaktionellen Workflow zugreifen kann. OJS bietet einige vordefinierte Standardrollen, die bearbeitet, entfernt oder ergänzt werden können. Jede Rolle hat eine von mehreren Berechtigungsstufen und kann analog dazu bestimmte Aktionen im System durchführen:

Autor*innen können neue Beiträge einreichen.

Gutachter*innen haben Zugriff auf die ihnen zugewiesenen Begutachtungsdateien.

Leser*innen können, wie alle anderen Benutzertypen auch, auf die Website zugreifen. Alle Benutzer*innen haben diese Möglichkeit.

Zeitschriftenmanager*innen haben Zugriff auf den gesamten Redaktionsworkflow sowie auf die meisten Einstellungen.

Rubrikenredakteur*innen und Zeitschriftenassistent*innen können nur auf die Teile des Redaktionsworkflows zugreifen, die ihrer Rolle zugeordnet sind.